As empresas brasileiras, a exemplo, de todo o mundo corporativo tem se preocupado cada vez mais com a importância da internet e do e-mail nos seus negócios e, conseqüentemente, com a necessidade de sua regulamentação, posto que a utilização de recursos tecnológicos como Internet e e-mail não é uma faculdade, mas sim uma necessidade e questão até de sobrevivência em certos mercados.
Dados estatísticos demonstram o vultoso uso de tais recursos no ambiente de trabalho, em horário comercial, porém, para fins particulares, que oscilam de simples namoros em chats, passando por planejamento de viagens, procura por novo emprego, visitas a sites pornográficos e até mesmo mensagens que ponham em risco o sigilo e informações confidenciais da empresa, clientes e parceiros.
Dessa forma, torna-se imprescindível o estabelecimento de normas que disciplinem como deve ser usada a internet e o e-mail em cada empresa, deixando-se claro o que é permitido, proibido e tolerado, bem como a existência ou não de privacidade por parte dos funcionários e de monitoramento de suas ações, a fim de preservar-se a operacionalidade e segurança dos sistemas de informática, evitar-se a propagação de vírus; evitar-se perdas financeiras da empresa e de produtividade dos funcionários; prevenir-se eventuais responsabilidades da empresa perante terceiros; evitar-se a associação indevida da imagem da empresa; evitar-se a quebra da privacidade da empresa e de seus clientes; controlar-se o uso e o consumo dos recursos como banda de acesso e rede.
Como é de se esperar, muitos defenderão a privacidade e a intimidade dos funcionários, como base no que a empresa não deveria tomar conhecimento de mensagens particulares. Se de fato é preciso respeitar-se os direitos constitucionais dos empregados, é preciso que sejam respeitados também os da empresa, como o direito à propriedade de todos os seus equipamentos e programas ligados à informática, sejam eles bens materiais ou imateriais. Sendo a empresa quem os disponibiliza aos seus funcionários para a consecução dos fins profissionais, é esta a sua proprietária e por tal razão deve exercer seu poder de direção sobre todo o empreendimento.
O estabelecimento de normas de conduta (neste caso de utilização de equipamentos e programas de informática) nada mais é do que o exercício do poder de direção pelo empregador, sem afetar a privacidade do empregado (uma vez que essas normas regulam apenas a forma de utilização dos bens da empresa, em suas instalações e no horário de trabalho).
Proposições contrárias significariam que o empregador não teria o direito de dispor de seus bens como, por exemplo, o direito de aliená-los para substituí-los por outros mais modernos, simplesmente porque por hipótese o funcionário teria inserido arquivos pessoais no equipamento. Ademais, diante do risco da empresa ser eventualmente responsável pela reparação civil decorrente de danos causados por seus empregados, não seria possível negar-lhe o direito à defesa prévia.
O documento hábil para o estabelecimento de ditas regras é a Política de Utilização e Monitoramento de Internet e E-mail, que deve ser preparada caso a caso, por profissionais especializados, e deve conter dentre outras coisas: (a) esclarecimento de que todo o equipamento é de propriedade da empresa inclusive rede e software; (b) quais as atividades serão monitoradas; (c) o que é proibido/permitido; (d) proibição de transmissão de certas declarações/mensagens; (e) proibição de cópia, distribuição ou impressão de material protegido por direitos de propriedade intelectual; (f) proibição do uso da rede para violação de segredo profissional; (g) proibição do uso da rede para atividades ilegais ou que interfiram no trabalho dos demais funcionários/colaboradores; (h) proibição de download de programas, etc.
Como toda norma, a Política de Monitoramento deve prever ainda as penalidades para o seu descumprimento, nesse sentido, a sanção a ser aplicada terá de nortear-se pelos princípios da proporcionalidade e da razoabilidade, afastando-se o risco de abuso de direito, tanto do empregado quanto do empregador.
Concluí-se, assim que o estabelecimento de uma Política de Utilização e Monitoramento de Internet e E-Mail é o meio adequado para proteger tanto os interesses da empresa, como os interesses de seus funcionários e colaboradores, sendo, de qualquer forma, uma necessidade do mundo moderno corporativo.
Dr. Remo Higashi Battaglia é advogado, pós-graduado em Direito Tributário, sócio do Escritório de Advocacia Battaglia e Kipman, membro do Comitê Jurídico da Câmara Ítalo Brasileira de Comércio e Indústria de São Paulo (remo@bk.adv.br)
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